GESTIÒN DOCUMENTAL (GD)
Este blog fue creado con el propósito de brindarle a nuestros compañeros un mayor conocimiento sobre los siguientes temas.
INTEGRANTES:
YIRA MARCELA LINARES ACUÑA
KHAROLL YANNINE RONCALLO DELGADO.
GRADO: 11-02
1- Tablas de Retención documental.
* Concepto e importancia.
2- Canales o medios de ingresos de los documentos.
* Mensajería.
*Fax
* Correo tradicional.
*Correo electrónico.
*Pagina web.
3- Clasificación de la documentación recibida.
* Correspondencia personal.
*Folletos, revistas y publicaciones seriadas.
* Comunicaciones oficiales recibidas: internas y externas.
*Comunicaciones por fax.
*Comunicación recibidas vía correo electrónico.
4- Radicacion.
*Concepto y procedimiento.
*Manual o electrónico para la radicacion de documentos producidos y recibidos internos y externos.
5- Interpretación, análisis y síntesis de la información.
6- Procedimiento para el registro de documentos recibidos.
7- Formatos y aplicativos para el registro de los documentos recibidos.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
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CANALES O MEDIOS DE INGRESO DE LOS DOCUMENTOS
Los canales o medios utilizados deben garantizar el manejo de los documentos dentro del sistema de calidad de una empresa. Estos documentos pueden ser Manuales, Documentos Externos, Guías, Normas o Procedimientos, Datos y Registros. Su función principal es permitir el control y la consulta de los diferentes documentos que ingresan a la empresa.
Mensajeria
El servicio de mensajería, consiste en el transporte y entrega de documentos y otro tipo de bienes, por lo que se debe catalogar como una forma de transporte de carga en la medida que el servicio de mensajería no es otra cosa que el transporte de cosas.
El servicio de mensajería es un servicio público en los términos del artículo 365 de nuestra Constitución Nacional; el cual se encuentra regulado en la Ley 1369 de 2009.
Características
• Registro individual. Todo servicio de mensajería debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía.
• Recolección a domicilio. A solicitud del cliente.
• Curso del envío: Todo envío de mensajería debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío.
• Tiempo de entrega. El servicio de mensajería se caracteriza por la rapidez en la entrega.
• Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe.
• Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega.
Los envíos deben llegar a las instalaciones cerrados y acompañados de un listado o de una orden para verificar la conformidad de lo recibido.
Fax
A veces llamado telecopia, es la transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida. El documento original es escaneado con una máquina de fax, que procesa los contenidos (texto o imágenes) como una sola imagen gráfica fija, convirtiéndola en un mapa de bits, la información se transmite como señales eléctricas a través del sistema telefónico. El equipo de fax receptor reconvierte la imagen codificada, y la imprime en papel.1 Antes del triunfo de la tecnología digital, durante muchas décadas, los datos escaneados se transmiten como señal analógica
Correo Tradicional
Las nuevas tecnologías han revolucionado las estrategias tradicionales de marketing de las empresas. Pero según un estudio de International Communications Research, el correo tradicional no debe ser olvidado. Es el medio más fiable para llegar al consumidor, tanto a su casa como a su lugar de trabajo, además de ofrecer posibilidades de targeting y exige muy pocas restricciones en cuanto a formatos y contenido de los mensajes.
La gente prefiere el correo directo a recibir publicidad por otros canales. El 73% de los participantes en el estudio dijo que prefería recibir información sobre nuevos productos a través de su correo tradicional, frente al 18% que prefieren el email. Los encuestados reconocieron que también tiran el correo tradicional a la basura, pero en un 31% comparado con el 53% del email.
Correo Electronico
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales dependiendo del sistema que se use. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.
Pagina Web
Es el nombre de un documento o información electrónica adaptada para la World Wide Web y que puede ser accedida mediante un navegador . Esta información se encuentra generalmente en formato HTML o XHTML, y puede proporcionar navegación a otras páginas web mediante enlaces de hipertexto. Las páginas web frecuentemente incluyen otros recursos como hojas de estilo en cascada, guiones (scripts) e imágenes digitales, entre otros.
CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
Correspondencia Personal.
Folletos
Un folleto es un texto impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o publicitario.
Revistas
Una revista o un magacín, es una publicación de aparición periódica, a intervalos mayores a un día.
A diferencia de los diarios o periódicos, orientados principalmente a ofrecer noticias de actualidad más o menos inmediatas, las revistas ofrecen una segunda y más exhaustiva revisión de los sucesos, sea de interés general o sobre un tema más especializado. Típicamente están impresas en papel de mayor calidad, con una encuadernación más cuidada, y una mayor superficie destinada a la gráfica.
Publicaciones Seriadas.
Se considera publicación seriada a cualquier publicación impresa en soporte papel o electrónico que se proponga salir indefinidamente, con un mismo título, en partes sucesivas cada una de las cuales lleva ordenación numérica o cronológica, independientemente de su denominación (revista, boletín u otras), su periodicidad y demás características.
Comunicaciones Oficiales Recibidas: Internas y Externas.
Son aquellas comunicaciones recibidas o producidas en cada
oficina de la Institución, con destino a otras entidades o diferentes dependencias de la misma
entidad.
Comunicaciones Oficiales Externas Recibidas: Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la
Institución, establece con entidades públicas, empresas privadas o personas naturales, en ejercicio
de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones
oficiales externas, la Institución, utiliza como documento básico la carta u oficio.
Comunicaciones Oficiales Internas Recibidas: Son las comunicaciones oficiales que
ingresan la Escuela Tecnológica Instituto Técnico Central y que deben ser revisadas, para verificar
la competencia, los anexos el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite,
dirección donde se debe enviar respuesta, asunto o referencia.
Comunicaciones por fax.
Técnicamente un fax es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas.
Este acto, el de enviar un fax, se puede realizar a cualquier parte del mundo, en la medida que tanto el emisor como el receptor, tengan un aparato de estos.
Comunicación recibidas vía correo electrónico.
Las comunicaciones uno-a-uno con los tomadores de decisión a través del correo
electrónico son útiles para establecer contactos preliminares y reuniones cara-a-cara
subsiguientes, o como medios de comunicación en su derecho propio.
Radicacion.
Es el procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Manual o electrónico para la radicacion de documentos producidos y recibidos internos y externos.
Actividades Del Proceso:
- Distribución de documentos externos.
- Identificación
de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificación de las
comunicaciones.
- Organización de documentos en buzones o casilleros.
- Enrutamiento
de documentos a la dependencia competente.
- Reasignación de documentos mal
direccionados.
- Registro de control de entrega de documentos recibidos.
- Distribución de documentos internos.
- Identificación
de dependencias.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Registro de
control de entrega de documentos internos.
Definición
de medios de distribución:
- Personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea,página web, otros.
- Control del
cumplimiento de requisitos del documento.
- Métodos de empaque y embalaje.
- Peso y
porteo de documentos.
- Gestión del correo tradicional: Normal, certificado,
especial.Control y firma de guías y planillas de entrega.
- Control de devoluciones.
- Organización mensajería
externa.
- Registro de control de envío de documento.
Recepción De Documentos: Las comunicaciones y documentos se pueden
recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico
y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados
en los manuales de procedimientos al momento de la recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y
registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este
proceso se pueden identificar las siguientes actividades:Identificación de
medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico,
página web, otros.Recibo de documentos oficiales.Verificación y confrontación
de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo (sello, reloj
radicador).
. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo 2 del
Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío.Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso
de planillas de radicación y control.
REGISTRO DE DOCUMENTOS Recibo de documentos oficiales.Verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo.
INTERPRETACIÓN, ANÁLISIS Y SÍNTESIS DE LA INFORMACIÓN.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS.
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FORMATOS Y APLICATIVOS PARA EL REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS.
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